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Como assegurar a colaboração

Como assegurar a colaboração

Todos os que trabalham com computadores sabem que, em qualquer momento, a máquina pode falhar. Um simples bloqueio pode significar perder uma grande parte da informação de um documento que ficou por salvar. E mesmo quando se está sempre a salvar um documento, seguindo as indicações básicas da informática, há sempre a possibilidade de haver uma avaria no disco.

 

Além do stress provocado no colaborador, que vê o seu trabalho, por vezes uma apresentação importante para a reunião desse dia, perder-se para sempre, o custo para a empresa também é grande. Afinal, haverá mais horas gastas a tentar recuperar o trabalho perdido.

 

Neste período de pandemia, com o isolamento social, percebeu-se que a maioria das pessoas estão a usar ainda computadores com fraca capacidade, quer ao nível das placas gráficas, quer de armazenamento.

 

Quando é a máquina a bloquear, a maior parte das pessoas tem conseguido resolver os problemas que vão surgindo, mas nem sempre é assim. Por vezes, a substituição do computador é a única opção. Quando se trata do computador de trabalho a empresa deve ter capacidade para uma resposta rápida e eficiente. Mas neste período de confinamento muitos tiveram de recorrer aos computadores pessoais para dar resposta às necessidades de toda a família. Trabalho e escola em simultâneo, a partir de casa, representaram um desafio para as famílias e para as empresas. Mas não é apenas ao nível da capacidade das máquinas que os problemas surgem.

 

Trabalhar com a nuvem é algo que praticamente todos tiveram de adoptar neste período de confinamento. Com as escolas a usar sistemas de partilha como a Google Classroom, muitos despertaram também para o mundo da cloud, mesmo sem ter consciência desse facto.

 

O mundo da nuvem

Trabalhar em softwares como Word, Excel ou Powerpoint é relativamente comum e serão raros os casos das pessoas que não precisam deles para trabalhar. Mas ter isto tudo no computador a gravar de forma automática na nuvem, com um grau de segurança muito perto dos 100% nem sempre sucede. Para garantir que a informação está sempre guardada, mesmo em caso de colapso do computador pessoal, a nuvem é o único local que dá garantia de segurança. Além disso, permite aumentar o nível de colaboração, pois é possível estar mais do que uma pessoa a trabalhar no mesmo documento em simultâneo, ficando um registo das alterações de cada um.

 

Uma das vantagens deste processo é, desde logo, a eliminação das dezenas de versões dos documentos guardadas no computador e transferidas através do email.

 

O Office 365 inclui todas as ferramentas do Microsoft Office, como word, excel ou powerpoint, mas também o Teams ou Skype, que se revelaram de extrema importância nesta fase de pandemia. E se muitas vezes a maioria nem dá conta da importância destas ferramentas, com o isolamento social e trabalho a partir de casa tudo mudou.

 

Além disso, convém manter sempre um backup de toda a informação guardado em local seguro. Principalmente a nível empresarial, um serviço de backup é crucial para que, em caso de necessidade, o negócio possa ser reiniciado de forma rápida e sem complicações.

 

Cuidados extra, com a nova realidade

A crise provocada pelo novo coronavírus ainda não terminou, apesar de, do ponto de vista económico, o Governo ter iniciado o processo de regresso à normalidade de forma faseada. Ainda há muita indefinição relativamente ao futuro, mas há uma coisa incontornável: as experiências de teletrabalho e telescola serviram para mostrar que é possível aumentar este sistema, permitindo uma maior agilidade por parte dos colaboradores que, desta forma, podem realizar as suas tarefas e, ao mesmo tempo, auxiliar os filhos.

 

Computadores, smartphones e tablets continuam a ser as principais ferramentas de estudo e trabalho e qualquer falha significa uma carga acrescida de stress. Por isso, é muito importante manter os equipamentos a funcionar devidamente e limpos de todo e qualquer lixo que possa interferir com a performance.

 

E, obviamente, adoptar as ferramentas necessárias para aumentar a produtividade e nível de colaboração.

 

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